С чем сталкиваются экспедиторы
Одна отправка у экспедитора — это цепочка подрядчиков: морская линия или железная дорога, агент в порту, склад временного хранения, таможенный представитель, автовывоз до склада клиента. У каждого своя ставка, свои сроки и свой счёт, часто в валюте. Отсюда типичные проблемы:
- запросы ставок рассылают агентам вручную, ответы приходят в разное время на разные ящики, и сравнивать их приходится в таблице;
- клиенту назвали одну цену, а потом пришли счета за хранение и дополнительные услуги — реальная маржа становится понятна, когда сделка уже закрыта;
- выпуск груза стоит, потому что клиент не прислал инвойс или документы о соответствии, а напомнить ему вовремя никто не успел;
- клиент каждый день спрашивает, где контейнер, и менеджер пересылает ему чужие письма.
Что автоматизируем в Битрикс24
Сделка — это отправка клиента с доходной частью: ставка «от двери до двери» или по плечам, в нужной валюте. CRM Битрикс24 работает с несколькими валютами и курсами, поэтому рубли и доллары в одной сделке не путаются.
Под сделкой — элементы смарт-процесса «Плечо»: подрядчик, вид транспорта, плановые и фактические даты, ставка и валюта. Из доходной части и суммы плеч складывается плановая маржа, а когда приходят счета подрядчиков — фактическая. Если расходных строк много, расчёт делает небольшой обработчик через REST API.
Смарт-процесс «Запрос ставки» собирает всё, что разослано агентам по одной отправке: кому, когда, какой ответ, какая ставка выбрана. Почту связываем с CRM, чтобы ответы агентов оседали в карточках. Новых подрядчиков изучаем через AI Поиск24: по названию или ИНН он собирает сведения из открытых источников и заполняет карточку компании.
Таможенное оформление — отдельная стадия воронки с чек-листом документов от клиента и задачей таможенному представителю. Роботы напоминают клиенту о недостающих документах. Клиент видит свои отправки, статусы, счета и документы в кабинете Клиент24, без писем менеджеру.
Как мы внедряем
На аудите берём несколько закрытых отправок разного типа — например, контейнер морем с автовывозом и сборный груз автотранспортом — и проходим их с отделом продаж, операционным отделом и финансами. Так видно, где теряются ставки, кто сверяет счета подрядчиков и в какой момент считается маржа.
Проектируем модель «сделка — плечи — запросы ставок», справочник подрядчиков и права: продажи видят доход, операционисты — плечи и подрядчиков, финансы — всё. В рамках Интеграция Битрикс24 связываем CRM с почтой и 1С, чтобы валютные счета и акты не вводились дважды. Операционистов учим на живых отправках, менеджеров — работе с запросами ставок, а после запуска добавляем новые маршруты и шаблоны документов по мере появления.
