С чем сталкиваются учебные центры
- Родители пишут администратору в мессенджер на рабочий или личный телефон, вечером и в выходные. Администратор заболел — заявки ждут его возвращения.
- Записали на пробное занятие, ученик не пришёл, и никто не перезвонил. Пришёл, понравилось, но договор оформляют «в следующий раз».
- Договор заключается с родителем, а учится ребёнок. В таблице это одна строка, и потом непонятно, кому звонить про оплату, а кому — про пропуски.
- Оплата помесячно или частями: кто просрочил, выясняется в конце месяца, когда администратор сверяет поступления.
- Сколько мест осталось в группе, знает только администратор. Преподаватель заболел — замену и перенос согласовывают в общем чате.
Что автоматизируем в Битрикс24
Основа — воронка «Набор» со стадиями «Заявка — Пробное назначено — Пробное прошло — Договор — Оплата — В группе». Заявки с сайта, из соцсетей и мессенджеров приходят в открытые линии, звонки записываются телефонией. Родитель и ученик — разные контакты в одной сделке, у каждого своя роль.
Перед пробным занятием робот напоминает о нём накануне и утром. Если ученик не пришёл, AI Обзвон24 может перезвонить и предложить другое время, а итог разговора записывает в CRM. Договор формирует генератор документов из полей сделки, а подписать его родитель может по SMS через Документы24, не приезжая в центр.
Оплаты ведём в смарт-процессе «Платёж»: каждый платёж по графику — отдельный элемент со сроком и суммой. Роботы напоминают родителю заранее, при просрочке ставят задачу администратору. Сводку по долгам, пробным и продлениям руководитель получает в Telegram через AI Отчёты24.
Группы — смарт-процесс «Группа»: курс, преподаватель, кабинет, дни и время, количество мест и сколько занято. Кабинеты бронируются как ресурсы, занятия попадают в календарь преподавателя, а о замене все участники узнают из уведомления.
Как мы внедряем
Говорим с администраторами и руководителем, смотрим текущую таблицу учеников и групп, разбираемся, как принимаете оплату — касса, эквайринг, переводы по счёту. Отдельно уточняем, кто подписывает договор и какие документы нужны родителю.
Проектируем воронки набора и продлений, смарт-процессы групп и платежей, права: преподаватель видит своих учеников, бухгалтерия — платежи. Настраиваем Битрикс24, подключаем сайт, телефонию и мессенджеры, а с 1С и онлайн-кассой связываем в рамках Интеграция Битрикс24. Действующих учеников и группы переносим из таблиц. Администраторов учим на живых заявках, преподавателям показываем календарь и мобильное приложение. Ближайший сезонный набор сопровождаем и по его итогам докручиваем стадии и напоминания.
