Подписание договоров по SMS в Битрикс24: подпись клиента без поездок и сканов

Коротко

Чтобы клиент подписал договор, его не обязательно печатать и везти. Клиент получает SMS со ссылкой, открывает документ на телефоне, соглашается с условиями электронной подписи и вводит код из SMS. Это простая электронная подпись по статье 9 закона № 63-ФЗ: для большинства коммерческих договоров, актов и согласий её достаточно, если стороны договорились её использовать. В Битрикс24 для этого есть штатный сервис «Битрикс24 Подпись». Если вместе с подписью нужен порядок во всех документах клиента — договоры, счета и акты в одной вкладке карточки, согласование версий внутри компании, папки на Диске и роботы, — подойдёт наше приложение Документы24.

Знакомая ситуация

• Договор лежит в одной сделке, счёт — в другой, акт — в переписке. Чтобы собрать комплект по клиенту, приходится открывать несколько карточек.
• Непонятно, какая версия договора согласована, кем и когда.
• Клиент «подпишет на неделе»: договор распечатали, отвезли, ждут скан — сделка стоит.
• Акт после выполненных работ не подписан месяцами, и оплата затягивается.

Когда подпись по SMS имеет юридическую силу

Простая электронная подпись (ПЭП) — это код, который подтверждает, что документ подписал конкретный человек. По закону № 63-ФЗ электронный документ с ПЭП равен бумажному с собственноручной подписью, если это предусмотрено соглашением между сторонами. Поэтому перед подписанием клиент принимает условия использования электронной подписи — это и есть соглашение.

ПЭП подходит для договоров оказания услуг, поставки, подряда, актов, допсоглашений, согласий на обработку данных. Не подходит, когда закон требует квалифицированную подпись или нотариальное удостоверение. Если сомневаетесь в конкретном виде документа — уточните у юриста.

Что умеет Битрикс24 сам

В Битрикс24 есть сервис «Битрикс24 Подпись»: документ из CRM отправляется клиенту по e-mail или SMS, а для подписи клиенту не нужно регистрироваться в Битрикс24. Подписание соответствует 63-ФЗ. Доступность и стоимость зависят от тарифа — проверьте условия своего портала.

Если вам нужна только подпись документа из сделки, начните со штатного сервиса.

Что добавляет Документы24

Документы24 решает задачу шире: не только подпись, но и порядок во всех документах клиента.

• Все документы в одном окне. В сделках, лидах, компаниях и контактах появляется вкладка «Документы»: документы самой карточки, её клиента и связанных сделок, включая счета и акты из генератора документов Битрикс24 и файлы из полей карточки. Поиск по названию, папке и реквизитам, фильтры по статусу и типу.
• Папки на Диске раскладываются сами. Задаёте шаблон пути, например «Документы24 / компания / сделка», и обязательные подпапки: договоры, счета, акты. Файлы остаются на Диске вашего портала.
• Согласование версии. Запрос коллеге отправляется прямо из документа. Можно выбрать порядок — все сразу или по очереди, — нужное число голосов и срок. Согласуется конкретная версия: если файл заменили, согласование начинается заново.
• Подпись клиента с телефона. SMS со ссылкой, документ, согласие с условиями подписи и код — без регистрации и приложений. SMS уходят с вашего аккаунта у провайдера: SMS.ru, SMSC или SMS Aero.
• Подписанная копия и журнал. Рядом с документом появляется копия с отметкой о подписи на каждой странице и листом подписания: кто подписал, когда и с какого адреса. Событие пишется в журнал подписаний, который нельзя поправить задним числом.
• Кабинет клиента. У клиента есть кабинет со всеми документами от вашей компании.

Как это встраивается в воронку

• Робот отправляет документ. На стадии «Договор» робот отправляет документ на согласование юристу, а после согласования — клиенту на подпись.
• Сделка двигается сама. Клиент подписал — триггер переводит сделку на следующую стадию, например «Предоплата».
• Акт закрывает этап. После выполнения работ робот отправляет акт на подпись, а подписанный акт двигает сделку к оплате.

Роботы и триггеры работают на тарифах Битрикс24 с автоматизацией CRM.

AI-анализ документов

Документы24 умеет определить тип документа, извлечь реквизиты, составить краткое содержание и проверить документ по чек-листу: например, есть ли срок оплаты, неустойка и подписи сторон. Работает с PDF и изображениями. Функция необязательная и подключается только с вашим ключом к OpenAI-совместимой модели, оплата — поставщику модели. Запросы на анализ уходят к моделям за рубежом, поэтому не отправляйте на анализ документы с данными, которые не должны покидать Россию.

Данные и безопасность

Файлы и версии хранятся на Диске вашего Битрикс24, карточки документов и настройки — в хранилище портала. Приложение работает от имени сотрудника и не расширяет его права. На нашем сервере в России хранятся только зашифрованные ключи доступа к порталу и журнал подписаний: метаданные и хэши файлов, без самих документов. Телефон подписанта в журнале хранится в зашифрованном и маскированном виде.

Как запустить

1. Установите приложение — оно само создаст папку на Диске, вкладку в CRM и типы документов.
2. Пройдите мастер: он загрузит пробный договор и проведёт его через согласование и пробную подпись, без подключения SMS-сервиса.
3. Подключите аккаунт SMS-провайдера для настоящей подписи клиентов.
4. Настройте шаблон папок и роботов на стадиях воронки.

Приложение входит в подписку «Битрикс24 Маркетплейс». SMS оплачиваются провайдеру по его тарифам. Установку и настройку выполняет администратор портала.

Частые вопросы

Нужна ли клиенту электронная подпись или регистрация? Нет. Достаточно телефона, на который придёт SMS с кодом.

Можно ли так подписывать акты? Да, акты, допсоглашения и другие документы подписываются так же. Удобно отправлять акт роботом сразу после завершения работ.

Что будет доказательством подписи в споре? Подписанная копия с листом подписания и запись в журнале подписаний: кто, когда, с какого адреса и какой файл подписан — по его хэшу.

А квалифицированная подпись поддерживается? Нет, Документы24 работает с простой электронной подписью. Для документов, где закон требует квалифицированную подпись, нужен другой инструмент.

Поможем навести порядок в документах

Настроим шаблоны договоров и актов, генератор документов и подписание в воронке — подробнее на странице «Документы и шаблоны в Битрикс24». Как подписанный акт сам выставляет счёт на следующий этап, мы разбирали в задаче «Оплаты по этапам стройки сверяют вручную», а как подписать акт с клиентом прямо на объекте — в задаче «Монтажники говорят, что всё сделали».