Проблема
Помощник ведёт таблицу сроков и каждое утро напоминает юристам, что подать на этой неделе. Когда он уходит в отпуск, таблицу открывают реже, а новый срок по свежему определению вносят с опозданием. Партнёр узнаёт о проблеме, когда до конца срока остаётся один день.
Решение
В смарт-процессе «Дело» каждая стадия запускает роботов, которые ставят типовые задачи-сроки: отзыв, жалоба, представление доказательств, получение исполнительного листа.
- У задачи есть крайний срок, исполнитель и наблюдатель — партнёр практики.
- Робот напоминает исполнителю за несколько дней и ещё раз накануне.
- Если задача не закрыта к вечеру предпоследнего дня, руководитель получает уведомление.
- Заседания попадают в календарь юриста событием со ссылкой на дело, накладки видны при планировании.
Нетиповые сроки помощник добавляет вручную в той же карточке, а общий список открытых сроков по практике доступен как отчёт по задачам.
Результат
Сроки перестают зависеть от одного человека: их видят исполнитель, партнёр и любой, кто подменяет помощника. Руководитель практики смотрит на список открытых сроков, а не собирает его по чатам.